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Desenvolver uma gest\u00e3o eficiente do patrim\u00f4nio \u00e9 algo fundamental para garantir o crescimento de uma empresa. \u00c9 preciso ter um r\u00edgido controle sobre os bens da organiza\u00e7\u00e3o para o cumprimento de quest\u00f5es legais e cont\u00e1beis. Entretanto, \u00e9 comum que surjam algumas d\u00favidas sobre a parte mais delicada dessa gest\u00e3o: o invent\u00e1rio de ativos.<\/p>\n
Nem todo mundo sabe de que forma lidar com tal aspecto e qual o reflexo do invent\u00e1rio no funcionamento da empresa. Por isso, mostraremos aqui tudo o que voc\u00ea precisa saber para n\u00e3o ter mais d\u00favidas e colocar essa ferramenta para trabalhar a seu favor. Confira!<\/p>\n
Inevitavelmente, para aplicar um processo que envolva a\u00a0gest\u00e3o patrimonial\u00a0da empresa, ser\u00e1 preciso realizar um levantamento de todos os itens que ela possui. Assim, o invent\u00e1rio de ativos nada mais \u00e9 do que uma descri\u00e7\u00e3o de todos os bens da empresa com valor financeiro.<\/p>\n
\u00c9 importante que ele seja realizado a fim de iniciar o processo de gest\u00e3o de bens, n\u00e3o s\u00f3 por quest\u00f5es legais e cont\u00e1beis, mas para o controle e a seguran\u00e7a de tudo o que a empresa det\u00e9m.<\/p>\n
Ainda assim, \u00e9 comum ver grandes institui\u00e7\u00f5es que acabam criando um galp\u00e3o cheio de equipamentos e materiais inutilizados, os quais s\u00e3o esquecidos com o tempo. Isso pode se tornar um problema cont\u00e1bil, pois a empresa deve declarar detalhadamente todos os bens que possui em seu balan\u00e7o patrimonial.<\/p>\n
Um invent\u00e1rio de ativos eficiente proporciona \u00e0 empresa um controle melhor sobre a deprecia\u00e7\u00e3o e aloca\u00e7\u00e3o de materiais. Do ponto de vista da seguran\u00e7a dos bens, \u00e9 ele que permite a inibi\u00e7\u00e3o de furto ou roubo de materiais por parte de funcion\u00e1rios ou terceiros.<\/p>\n
Imagine sentir falta de um item que havia sido esquecido h\u00e1 muito tempo e simplesmente n\u00e3o encontr\u00e1-lo? Ou, ent\u00e3o, ap\u00f3s a\u00a0loca\u00e7\u00e3o de um equipamento<\/a>, voc\u00ea nota que foi extraviado, ou mesmo quebrado, um item que n\u00e3o estava explicitamente descrito no invent\u00e1rio e no contrato de loca\u00e7\u00e3o.<\/p>\n O que fazer nessas situa\u00e7\u00f5es? Sem um controle r\u00edgido, a organiza\u00e7\u00e3o ter\u00e1 de arcar diretamente com o preju\u00edzo. No caso de empresas que buscam acionistas, a falta de um invent\u00e1rio de ativos atualizado regularmente pode passar uma imagem de desorganiza\u00e7\u00e3o e gerar desconfian\u00e7a.<\/p>\n Al\u00e9m disso, o invent\u00e1rio oferece um conjunto de informa\u00e7\u00f5es que ajudam a analisar a expans\u00e3o e a administra\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio. De acordo com o volume total de ativos, \u00e9 poss\u00edvel identificar o crescimento e calcular quanto ser\u00e1 preciso investir na manuten\u00e7\u00e3o desses bens, assim como visualizar o aumento do faturamento<\/a>.<\/p>\n Pode parecer um longo processo de cataloga\u00e7\u00e3o de itens, entretanto, essa tarefa pode ser otimizada de forma a ser uma ferramenta \u00fatil, e n\u00e3o burocr\u00e1tica. Confira, a seguir, algumas dicas para fazer um invent\u00e1rio de ativos mais eficiente e \u00e1gil!<\/p>\n Para dar partida em qualquer invent\u00e1rio, \u00e9 necess\u00e1rio ter um banco de dados a fim de que voc\u00ea tenha condi\u00e7\u00f5es de registrar cada bem contido na empresa e suas caracter\u00edsticas. Dessa forma, em vez de precisar caminhar pelo galp\u00e3o e dep\u00f3sitos de toda a empresa, ser\u00e1 apenas necess\u00e1rio olhar a lista para saber se h\u00e1 algo dispon\u00edvel.<\/p>\n Bancos de dados hoje em dia s\u00e3o armazenados virtualmente, seja em um servidor na nuvem, seja no servidor local da empresa. Isso permite que qualquer colaborador com permiss\u00e3o confira esses registros acessando a rede da institui\u00e7\u00e3o, de maneira a poupar tempo e esfor\u00e7o.<\/p>\n Tamb\u00e9m \u00e9 mais f\u00e1cil alterar e atualizar um banco de dados do que atualizar um registro mais tradicional em planilha ou mesmo em papel. Logo,\u00a0 \u00a0 \u00a0 trata-se de uma ferramenta importante para otimizar a gest\u00e3o<\/a>.<\/p>\n Um dos pontos mais importantes \u00e9 manter a regularidade na atualiza\u00e7\u00e3o do invent\u00e1rio de ativos. Elabore um controle com a descri\u00e7\u00e3o exata de cada item e especifique casos de\u00a0deprecia\u00e7\u00e3o<\/a>\u00a0ou inutiliza\u00e7\u00e3o. Nas etapas de atualiza\u00e7\u00e3o, \u00e9 preciso dar baixa cont\u00e1bil nos equipamentos descartados e realizar uma auditoria nas condi\u00e7\u00f5es atuais dos itens j\u00e1 cadastrados.<\/p>\n O simples ato de conferir se os bens continuam em ordem faz uma diferen\u00e7a enorme do ponto de vista financeiro da empresa. Itens que t\u00eam maior rotatividade devem ser conferidos mensalmente. Em geral, \u00e9 poss\u00edvel atualizar o invent\u00e1rio todo a cada tr\u00eas ou seis meses, de acordo com a quantidade de bens e funcion\u00e1rios.<\/p>\n Uma das grandes vantagens da tecnologia digital \u00e9 que ela poupa muito do trabalho operacional envolvido no monitoramento de registros. Com as ferramentas de gest\u00e3o certas, voc\u00ea pode fazer seu invent\u00e1rio de ativos em menos tempo, com menos pessoas envolvidas e maior precis\u00e3o.<\/p>\n Um bom exemplo disso \u00e9 a possibilidade de automatizar parte desses processos. Em vez de emitir documentos e relat\u00f3rios toda vez que um novo ativo entra ou sai da empresa, basta fazer seu lan\u00e7amento no sistema \u2014 e todo o resto \u00e9 processado seguindo o formato padr\u00e3o.<\/p>\n Quanto mais o n\u00famero de ativos na empresa cresce, mais dif\u00edcil \u00e9 manter o controle de todos eles em seu invent\u00e1rio. Para evitar erros, o ideal \u00e9 adotar algumas boas pr\u00e1ticas. Veja, abaixo, quais s\u00e3o as principais!<\/p>\n Ao fazer a verifica\u00e7\u00e3o do registro de invent\u00e1rio, h\u00e1 o risco de que algum dado esteja duplicado \u2014 seja por um erro do sistema ou humano. Tal fator pode n\u00e3o ser um grande problema quando falamos de ativos menores, mas causa muitas complica\u00e7\u00f5es cont\u00e1beis se for algo de maior volume. Seja no dia a dia ou em uma revis\u00e3o\/atualiza\u00e7\u00e3o de invent\u00e1rio, \u00e9 bom observar tais informa\u00e7\u00f5es para que sejam retificadas.<\/p>\n Colaboradores mais experientes tendem a desenvolver solu\u00e7\u00f5es pr\u00f3prias para realizar suas tarefas<\/a> \u2014 e elas nem sempre est\u00e3o alinhadas com as instru\u00e7\u00f5es oficiais da empresa.<\/p>\n \u00c0s vezes, esses m\u00e9todos podem ser \u00fateis, valendo a pena formaliz\u00e1-los para outros colaboradores. Se voc\u00ea deixar que eles continuem na informalidade, um novo colaborador respons\u00e1vel pelo seu invent\u00e1rio ter\u00e1 mais dificuldade de se adaptar ao modo de execu\u00e7\u00e3o.<\/p>\nComo fazer o invent\u00e1rio de ativos?<\/h2>\n
Invista em um banco de dados<\/h3>\n
Atualize regularmente<\/h3>\n
Utilize a tecnologia certa<\/h3>\n
Quais cuidados tomar ao fazer o invent\u00e1rio de ativos?<\/h2>\n
Tenha aten\u00e7\u00e3o com as informa\u00e7\u00f5es duplicadas<\/h3>\n
Tome cuidado com processos informais<\/h3>\n
Garanta a acessibilidade da informa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n