{"id":856,"date":"2018-09-06T09:42:22","date_gmt":"2018-09-06T12:42:22","guid":{"rendered":"http:\/\/www.sistemalocacaoequipamentos.com.br\/blog\/?p=856"},"modified":"2018-09-06T09:42:22","modified_gmt":"2018-09-06T12:42:22","slug":"gestao-de-contratos-conheca-os-motivos-para-fazer-o-controle-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.samlocacao.com.br\/blog\/gestao-de-empresas\/gestao-de-contratos-conheca-os-motivos-para-fazer-o-controle-2\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o de contratos: conhe\u00e7a os motivos para fazer o controle"},"content":{"rendered":"

\"Gest\u00e3o<\/p>\n

Existe uma grande preocupa\u00e7\u00e3o com o desempenho financeiro da empresa. Esse tipo de controle \u00e9 crucial para o sucesso de um\u00a0neg\u00f3cio, haja vista que qualquer descuido pode causar grandes preju\u00edzos e uma gest\u00e3o inadequada pode levar \u00e0 fal\u00eancia.<\/p>\n

Para isso, \u00e9 feito o acompanhamento de diversos aspectos \u2014 como o capital de giro, lucratividade, margem de contribui\u00e7\u00e3o,\u00a0rentabilidade<\/a>, controle de custos, amplia\u00e7\u00e3o de receitas, entre outros \u2014, mas pouco se pensa na gest\u00e3o de contratos quando se trata de obter ganhos em efici\u00eancia.<\/p>\n

Essa falta de percep\u00e7\u00e3o \u00e9 um erro porque, como veremos ao longo do artigo, a gest\u00e3o correta de contratos pode representar, al\u00e9m do\u00a0ganho em produtividade<\/a>, a melhora de outros setores da empresa, como a sua \u00e1rea de marketing e de vendas. Por ser um fator-chave, a eficiente gest\u00e3o de contratos representa uma vantagem competitiva em rela\u00e7\u00e3o \u00e0s empresas concorrentes que ainda menosprezam esse controle.<\/p>\n

Falaremos mais sobre o assunto \u2014 explicando do que se trata, a import\u00e2ncia dessa atividade e como ela pode ser feita \u2014 no artigo de hoje. Continue acompanhando a leitura e saiba mais!<\/p>\n

O que \u00e9 gest\u00e3o de contratos?<\/h2>\n

A gest\u00e3o de contratos pode ser definida como a administra\u00e7\u00e3o adequada e eficaz de todos os aspectos envolvidos nesse tipo de documenta\u00e7\u00e3o. Em outras palavras, \u00e9 o controle e acompanhamento de vari\u00e1veis que v\u00e3o desde os prazos definidos, at\u00e9 \u00e0s cl\u00e1usulas de garantias.<\/p>\n

Para gerir contratos de maneira eficiente, \u00e9 preciso adotar protocolos de controle em todo o seu ciclo de vida, ou seja, da confec\u00e7\u00e3o ao distrato ou encerramento. Esse controle influencia todos os outros aspectos de uma empresa, como o seu planejamento estrat\u00e9gico e o controle do fluxo de caixa.<\/p>\n

A gest\u00e3o de contratos baseia-se na ci\u00eancia administrativa, que pode ser definida como a condu\u00e7\u00e3o racional de uma organiza\u00e7\u00e3o. Aplicando o mesmo conceito ao monitoramento de contratos, entendemos que devemos executar as atividades de planejamento, organiza\u00e7\u00e3o, dire\u00e7\u00e3o e controle sempre em prol do aumento da sua efici\u00eancia e efic\u00e1cia.<\/p>\n

Por que \u00e9 importante manter o controle sobre os contratos?<\/h2>\n

Quando se tem uma boa gest\u00e3o de contratos, consegue-se entender melhor a complexidade dos documentos e fazer um controle mais efetivo. Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel perceber benef\u00edcios como:<\/p>\n

    \n
  1. maior facilidade no entendimento de procedimentos e estrat\u00e9gias por ambas as partes;<\/li>\n
  2. melhoria no monitoramento e supervis\u00e3o do cumprimento das obriga\u00e7\u00f5es previstas em contrato;<\/li>\n
  3. possibilidade de alcan\u00e7ar a redu\u00e7\u00e3o de custos por meio do controle dos prazos de vencimento e da possibilidade de negociar melhor;<\/li>\n
  4. gest\u00e3o aprimorada dos contratos, causando um impacto positivo no planejamento or\u00e7ament\u00e1rio.<\/li>\n<\/ol>\n

    Al\u00e9m dos benef\u00edcios elencados, outra vantagem importante da correta gest\u00e3o de contratos \u00e9 o acesso a uma rica fonte de informa\u00e7\u00f5es. Gra\u00e7as ao controle desses documentos, \u00e9 poss\u00edvel desenhar indicadores, como os que mensuram a efetividade das a\u00e7\u00f5es de\u00a0marketing<\/a>, e avaliar o desempenho da equipe de vendas, possibilitando a formula\u00e7\u00e3o de metas futuras.<\/p>\n

    Todos esses benef\u00edcios s\u00e3o quase autom\u00e1ticos quando adotamos controles de contratos eficientes. A seguir voc\u00ea confere dicas de como realizar esse controle na pr\u00e1tica.<\/p>\n

    Como esse controle pode ser feito?<\/h2>\n

    O controle de contratos requer planejamento e come\u00e7a antes mesmo de uma negocia\u00e7\u00e3o ser fechada com os parceiros de neg\u00f3cio. Para realiz\u00e1-lo com maior efici\u00eancia, deve-se considerar 3 aspectos b\u00e1sicos.<\/p>\n

    A implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de contratos<\/h3>\n

    A gest\u00e3o de contratos inicia ainda no momento em que as cl\u00e1usulas est\u00e3o sendo definidas. Posteriormente, ela continua com a execu\u00e7\u00e3o do que foi acordado e finaliza quando o contrato \u00e9 encerrado.<\/p>\n

    Sendo assim, pode-se dizer que o\u00a0trabalho\u00a0<\/a>come\u00e7a no momento em que as condi\u00e7\u00f5es est\u00e3o sendo escritas, buscando a maior clareza poss\u00edvel. Al\u00e9m disso, \u00e9 necess\u00e1rio assegurar que sua empresa ter\u00e1 capacidade de cumprir com os termos definidos.<\/p>\n

    Esta tamb\u00e9m \u00e9 a fase de determinar as multas e penalidades por quebra e as garantias que cobrem os produtos e servi\u00e7os.<\/p>\n

    Organiza\u00e7\u00e3o e monitoramento dos contratos vigentes<\/h3>\n

    Nesta etapa, \u00e9 preciso buscar meios de acompanhar todos os documentos e garantir que o acordo n\u00e3o ser\u00e1 quebrado ou saber quando \u00e9 o momento de flexibilizar ou mudar algumas condi\u00e7\u00f5es. Eventuais altera\u00e7\u00f5es em contratos j\u00e1 firmados tamb\u00e9m devem ser documentadas corretamente, visando \u00e0 melhoria do registro hist\u00f3rico de negocia\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

    Para isso, deve-se organizar os documentos de forma que o acesso a eles seja f\u00e1cil e \u00e1gil, o que pode ser feito por meio de digitaliza\u00e7\u00e3o ou arquivo em papel \u2014 desde que haja padroniza\u00e7\u00e3o no registro, simplificando a busca.<\/p>\n

    Automa\u00e7\u00e3o do processo<\/h3>\n

    Os processos se tornam muito mais confi\u00e1veis quando s\u00e3o executados por um\u00a0software<\/a>. O uso da tecnologia ajuda a reduzir o \u00edndice de erros e retrabalhos, aumenta a produtividade,\u00a0agiliza<\/a>\u00a0a execu\u00e7\u00e3o das atividades, proporciona a redu\u00e7\u00e3o de custos, entre outros benef\u00edcios.<\/p>\n

    Automatizar os processos de gest\u00e3o de contratos \u00e9 fundamental para o atual ambiente competitivo no qual as empresas est\u00e3o inseridas. Como comentamos, o ganho de produtividade e a redu\u00e7\u00e3o de gastos associados a esse controle permitem que a empresa se diferencie dos seus concorrentes ou obtenha vantagem competitiva pela redu\u00e7\u00e3o dos seus custos, ampliando a sua margem de contribui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

    Bons softwares de\u00a0gest\u00e3o<\/a>\u00a0permitem a elabora\u00e7\u00e3o de contratos padronizados e ao mesmo personaliz\u00e1veis, al\u00e9m de disponibilizarem outros indicadores que auxiliam na gest\u00e3o da empresa como um todo. Alguns exemplos s\u00e3o os n\u00edveis de rescis\u00e3o, prazo de dura\u00e7\u00e3o m\u00e9dio dos contratos realizados, al\u00e9m de informa\u00e7\u00f5es pertinentes ao fluxo financeiro da empresa, como a entrada de recursos e o custo de aquisi\u00e7\u00e3o de novos contratos.<\/p>\n

    Todos esses indicadores servem como subs\u00eddio para a tomada de decis\u00e3o dos gestores da empresa. Por isso, \u00e9 fundamental a ado\u00e7\u00e3o de um bom programa de gest\u00e3o de contratos. Mais do que a simples otimiza\u00e7\u00e3o de processos, softwares de controle funcionam como verdadeiras oportunidades de melhoria da empresa como um todo.<\/p>\n

    O sistema SAM<\/h2>\n

    A t\u00edtulo de exemplo, programas como o\u00a0SAM<\/a>, desenvolvido pela Netview Inform\u00e1tica especificamente para a gest\u00e3o integrada de empresas do setor de\u00a0loca\u00e7\u00e3o de equipamentos<\/a>, oferecem todas as funcionalidades descritas ao longo do artigo.<\/p>\n

    Nesse sistema, o controle de contratos \u00e9 facilitado por meio da padroniza\u00e7\u00e3o e da organiza\u00e7\u00e3o, oferecendo a busca r\u00e1pida por meio de filtros de pesquisa \u2014 \u00a0que possibilitam a consulta por localiza\u00e7\u00e3o e situa\u00e7\u00f5es (abertos, cancelados ou fechados) \u2014 al\u00e9m de elaborar\u00a0relat\u00f3rios gerenciais<\/a>.<\/p>\n

    Ainda que a sua empresa n\u00e3o atue no setor de loca\u00e7\u00f5es, voc\u00ea pode utiliz\u00e1-lo como refer\u00eancia na busca por melhores solu\u00e7\u00f5es para a gest\u00e3o de contratos. Como podemos ver, esse gerenciamento \u00e9 essencial para alcan\u00e7ar bons resultados empresariais, envolvendo at\u00e9 mesmo o planejamento or\u00e7ament\u00e1rio e a redu\u00e7\u00e3o de custos.<\/p>\n

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